Obligaciones fiscales si contratas a alguien
Contenidos
Contratar empleados puede ser una decisión estratégica para muchos autónomos que buscan expandir sus actividades o cubrir necesidades específicas en su negocio. Sin embargo, esta decisión implica asumir una serie de obligaciones fiscales y obligaciones laborales que son fundamentales para mantener la legalidad y la estabilidad de tu relación laboral.
Si bien ser empleador puede parecer complicado, cumplir con los deberes del empleador es más sencillo cuando tienes claro cuáles son tus responsabilidades y cuentas con el apoyo adecuado. Por ello, aquí explicamos en detalle las principales obligaciones que debes asumir como autónomo empleador y cómo te podemos ayudar en para cumplirlas correctamente.
La importancia de conocer tus obligaciones laborales y fiscales
Antes de contratar a un empleado, es crucial entender que esta acción te convierte en empleador ante la ley. Esto significa que asumes una serie de obligaciones laborales para los autónomos que van desde el alta del trabajador en la Seguridad Social hasta el cumplimiento de las normativas laborales y fiscales.
Estas obligaciones de los empleadores son esenciales para proteger tanto a tus empleados como a tu negocio. De hecho, un incumplimiento, ya sea por desconocimiento o negligencia, puede resultar en sanciones económicas, problemas legales o daños a tu reputación.
Es importante destacar que estas responsabilidades no son negociables, pues la legislación laboral establece normas claras que debes cumplir para garantizar una relación laboral transparente y justa, las cuales a continuación explicaremos.
1. Alta del trabajador en la Seguridad Social y notificar a Hacienda: el primer paso
El primer paso que debes dar cuando decides contratar a un trabajador es inscribirte como empleador en la Seguridad Social y comunicar a Hacienda tu intención de contratar personal. Este proceso es indispensable para que puedas realizar las retenciones e ingresos a cuenta correspondientes a tus nuevos empleados.
Aparte, este trámite no solo es obligatorio, sino que también garantiza que el trabajador tenga acceso a prestaciones como atención médica, subsidios por enfermedad y pensiones futuras.
Alta en la Seguridad Social:
Debes registrarte en el Sistema RED como empleador, lo que te permitirá gestionar las cotizaciones de tus empleados. Este paso también implica asignarte un Código de Cuenta de Cotización (CCC), que identifica tus obligaciones ante la Seguridad Social.
Comunicación a Hacienda:
Si aún no lo has hecho, debes asegurarte de que tu modelo 036 o 037 esté actualizado para incluir la actividad de empleador. Además, deberás gestionar las retenciones de IRPF de los salarios de tus empleados y declararlas mediante los modelos fiscales correspondientes.
2. Retenciones del IRPF: una obligación fundamental
Una de las principales obligaciones fiscales de los autónomos empleadores es actuar como retenedores del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) de los trabajadores. Esto implica descontar del salario de cada empleado una cantidad determinada por las tablas de Hacienda y, dependiendo de la situación personal de cada trabajador, declararla de forma periódica.
¿Cómo se gestiona el IRPF de los empleados?
Gestionar el IRPF implica las siguientes actividades:
Calculo de la retención
La cantidad a retener depende de factores como el salario, la situación familiar del empleado y el tipo de contrato. Además, para determinar la retención, es necesario calcular el porcentaje aplicable según las tablas oficiales de Hacienda.
Modelos a presentar
- Modelo 111: Este modelo se presenta trimestralmente e informa a Hacienda de las retenciones realizadas a los empleados.
- Modelo 190: Es una declaración anual que resume las retenciones practicadas durante el año fiscal.
Es crucial cumplir con estos plazos, ya que los retrasos pueden implicar multas significativas.
3. Ingreso de las cotizaciones a la Seguridad Social
Como empleador, tienes la obligación de gestionar las cotizaciones sociales de tus empleados. Este es un aspecto clave dentro de tus obligaciones fiscales, ya que garantiza que los trabajadores tengan acceso a beneficios como asistencia médica, pensiones y subsidios por incapacidad temporal.
¿Qué cotizaciones debes pagar?
Las cotizaciones que se deben pagar se dividen en dos tipos, que son:
- Aportación del empleado: Esta se descuenta directamente del salario bruto del trabajador y varía según las bases de cotización y el grupo profesional.
- Aportación del empleador: Como autónomo empleador, debes asumir una parte importante de las cotizaciones, que incluyen conceptos como:
- Contingencias comunes.
- Contingencias profesionales.
- Formación profesional.
Declaración y pago de las cotizaciones
Las cotizaciones se ingresan mensualmente a través del Sistema RED, y el importe se calcula sobre la base de cotización de cada trabajador. Además, es fundamental realizar el ingreso dentro del plazo establecido para evitar recargos.
4. Presentación de modelos fiscales específicos
Además de los modelos relacionados con el IRPF y las cotizaciones sociales, los autónomos empleadores deben cumplir con otras presentaciones fiscales importantes, los cuales son:
Modelo 145:
Este modelo debe ser cumplimentado por el trabajador al inicio de la relación laboral para informar sobre su situación personal y familiar. De hecho, los datos del modelo son clave para calcular correctamente la retención del IRPF.
Certificado de retenciones:
Al final del año fiscal, debes entregar a cada empleado un certificado que detalle las retenciones practicadas. Este documento es esencial para que los empleados puedan realizar su declaración de la renta.
5. Gestión del IVA en determinadas actividades
Si tu actividad como autónomo está sujeta al IVA, y esta afecta de alguna manera los servicios o productos que ofrecen tus empleados, también deberás gestionar este impuesto. Sin embargo, aunque el IVA no afecta directamente a los salarios, puede tener un impacto en tus declaraciones trimestrales y anuales.
Obligaciones relacionadas con el IVA:
- Declarar y liquidar el IVA de tus servicios mediante el modelo 303.
- Presentar el modelo 390 al cierre del ejercicio fiscal.
Si tienes dudas sobre cómo gestionar el IVA en combinación con tus obligaciones fiscales como empleador, es importante consultar con un especialista como TeGestionamos.
6. Contribuciones adicionales en casos especiales
Existen situaciones en las que las obligaciones fiscales pueden aumentar, como, por ejemplo:
- Contratación de empleados con contratos temporales: En estos casos, las bases de cotización pueden ser diferentes, y muchas veces, se aplican tipos más altos.
- Bonificaciones o reducciones: Si contratas a ciertos colectivos (como jóvenes, personas con discapacidad o mayores de 45 años), podrías beneficiarte de reducciones en las cotizaciones, lo que también requiere trámites específicos ante la Seguridad Social y Hacienda.
7. Consecuencias de no cumplir con tus obligaciones fiscales
El incumplimiento de tus obligaciones fiscales puede acarrear consecuencias graves, como:
- Sanciones económicas.
- Intereses de demora por pagos atrasados.
- Inspecciones fiscales o laborales que puedan generar mayores problemas.
Por ello, es fundamental contar con un sistema de gestión adecuado y, si es posible, el apoyo de un profesional o una asesoría especializada que te ayude a cumplir con todas las normativas. Afortunadamente, en TeGestionamos somos expertos en la gestión fiscal y laboral para autónomos.
Por lo tanto, si tienes dudas o necesitas ayuda con trámites como el alta en la Seguridad Social, la gestión del IRPF o la presentación de modelos fiscales, no dudes en contactarnos. Juntos, podemos garantizar que tu negocio crezca de manera sólida y cumpla con todas las normativas vigentes.
Acerca del autor
Stephany Alexandra Sánchez
Licenciada en Contaduría Pública, egresada de la Universidad de Oriente en Venezuela y colegiada bajo el C.P.C. 173.141. Cuenta con 4 años de experiencia en el Bufete de Abogados y Contadores Públicos "Sánchez y Asociados", donde se especializa en gestiones administrativas, contables y legales para personas naturales y jurídicas a nivel internacional. Además, posee más de 6 años de experiencia en la redacción web, abordando temáticas fiscales, administrativas, legales y contables para diversos blogs en línea.
Spanish
Dejar un comentario
¿Quieres unirte a la conversación?Siéntete libre de contribuir