Factura electrónica VS Verifactu: Conoce sus diferencias
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La transformación digital ha llegado para quedarse, y el ámbito empresarial no es la excepción, pues uno de los procesos que más se ha visto revolucionado por esta ola de digitalización es la facturación. De hecho, términos como “factura electrónica” y “Verifactu” se han vuelto recurrentes en el vocabulario de emprendedores y autónomos. Sin embargo, ¿realmente comprendemos sus diferencias y cómo impactan en nuestra gestión empresarial?
Pues bien, aquí nos adentraremos en el mundo de la facturación digital para entender las diferencias, el impacto y cómo sacar provecho de la factura electrónica y Verifactu. Para ello, analizaremos sus características, ventajas, diferencias clave y cómo pueden optimizar tus procesos.
¿Qué es la Factura Electrónica?
La factura electrónica es un documento digital que sustituye a la factura en papel, y su objetivo principal es permitir la gestión ágil y segura de las operaciones comerciales. Con ello, se eliminan los procesos tradicionales y cumpliendo con los requisitos legales.
Este tipo de facturas deben cumplir con un formato específico (normalmente XML) y estar firmadas electrónicamente para garantizar su validez. Estos requisitos son emanados por la AEAT y al cumplirlos, las facturas electrónicas son consideradas con validez legal.
Ventajas principales de la facturación electrónica
- Reducción de costes en papel, impresión y almacenamiento.
- Mayor rapidez en el envío y recepción de facturas.
- Cumplimiento de normativas fiscales de forma automática.
- Facilidad para integrarse con sistemas contables y de gestión.
¿Qué es Verifactu?
Verifactu, por su parte, es una herramienta complementaria que se alinea con el modelo de control fiscal impulsado por la Agencia Tributaria en España. Este sistema está diseñado para garantizar que las facturas sean comunicadas en tiempo real a la Administración Tributaria, con lo que se permite un control más estricto de las operaciones y ayudando a combatir el fraude fiscal.
Características principales de Verifactu
- Envío automático de facturas a la Agencia Tributaria.
- Seguimiento y registro inmediato de las operaciones.
- Integración con sistemas de facturación electrónica.
- Garantía de cumplimiento con los nuevos estándares fiscales.
Factura Electrónica VS Verifactu: Principales Diferencias
Aunque ambos conceptos están relacionados, su propósito y alcance son diferentes, y, de hecho, a continuación, te explicamos cómo se diferencian:
1. Propósito
- Factura electrónica: Digitalizar y optimizar la emisión de facturas, facilitando su almacenamiento y gestión.
- Verifactu: Comunicar las facturas a la Agencia Tributaria en tiempo real para activar los mecanismos de control fiscal.
2. Rol en el Proceso Fiscal
- Factura electrónica: Es el documento en sí mismo, que cumple con todos los requisitos legales para ser considerado válido.
- Verifactu: Actúa como un sistema de registro que valida y comunica las facturas a las autoridades.
3. Beneficio Principal
- Factura electrónica: Mejora la eficiencia operativa y reduce costes.
- Verifactu: Asegura el cumplimiento fiscal y reduce riesgos relacionados con inspecciones tributarias.
4. A quién afecta y cuándo se aplica
- Factura electrónica: En el pasado, la factura electrónica era obligatoria únicamente para las transacciones con la Administración Pública. Sin embargo, con la Ley 18/2022, todos los empresarios y profesionales deben emitir, enviar y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y autónomos.
Para aquellos negocios o autónomos con una facturación superior a 8 millones de euros anuales, esta normativa ya es obligatoria desde 2023. En cambio, quienes facturen menos de esa cantidad tienen hasta 2025 para adaptarse a esta modalidad.
- Verifactu: Por otro lado, Verifactu se aplica según el Reglamento publicado por la Agencia Tributaria, con lo que afecta a todos los empresarios y a todas sus operaciones, salvo las siguientes excepciones:
- Empresas que ya están sujetas al Suministro Inmediato de Información (SII).
- Negocios que no tienen la obligación de emitir facturas.
También, es de destacar que el plazo para que las empresas y autónomos obligados cumplan con esta normativa es hasta el 1 de julio de 2025.
5. Aspectos técnicos y requisitos de software
- Factura electrónica: La implementación de la factura electrónica requiere un software de facturación que sea capaz de generar documentos digitales conforme a los estándares legales. Pero, para ello, estos sistemas deben garantizar:
- Seguridad en el almacenamiento de datos.
- Uso de la firma digital para validar los documentos.
- Verifactu: Por otro lado, para cumplir con Verifactu, el software debe incluir funcionalidades específicas que aseguren:
- Integridad y conservación de los datos.
- Legibilidad y trazabilidad de las facturas.
- Inalterabilidad de los registros.
6. Obligaciones futuras
La combinación de la factura electrónica y Verifactu será esencial en el futuro cercano, más específicamente para 1 de julio de 2025. Juntos, estos sistemas permiten una mayor transparencia y seguridad en las operaciones comerciales.
¿Por qué necesitas ambos sistemas?
La combinación de factura electrónica y Verifactu es clave para operar de forma ágil y cumplir con las normativas vigentes. Esto es porque como empresa, necesitas emitir facturas digitales válidas y, al mismo tiempo, garantizar que sean comunicadas correctamente a la Agencia Tributaria.
De hecho, la normativa establece que “la factura electrónica será la nueva forma de emitir facturas. Por otro lado, Verifactu será la nueva forma para hacérselas llegar de forma casi inmediata a la Agencia Tributaria para que puedan activar sus mecanismos de control”. Esto deja claro que ambos sistemas son complementarios y esenciales para garantizar la transparencia fiscal.
Cómo implementar factura electrónica y Verifactu en tu empresa
La implementación de estos sistemas para ajustarse a la normativa de la Agencia Tributaria y evitar multas y sanciones requiere de lo siguiente:
- Plataforma de facturación electrónica: Opta por soluciones que permitan emitir facturas digitales de forma sencilla y rápida.
- Integración con Verifactu: Asegúrate de que tu sistema de facturación pueda comunicar directamente con la Agencia Tributaria.
- Cumplimiento legal: Verifica que el software utilizado cumpla con los estándares establecidos por la normativa fiscal.
- Apoyo de un equipo de expertos: La implementación de los nuevos sistemas puede ser complicado, por lo que contar con asesoría online personalizada en cuanto a este tema puede ser de gran ayuda para tu equipo.
En TeGestionamos, somos expertos en la implementación de soluciones de facturación electrónica y Verifactu, por lo que nuestro equipo puede guiar paso a paso para asegurar que tu empresa esté lista para cumplir con todas las normativas fiscales.
Contáctanos hoy mismo y deja que nuestros expertos te ayuden a implementar la mejor solución para tu empresa. ¡Transforma tu gestión fiscal y administra tus facturas con confianza!
Acerca del autor
Stephany Alexandra Sánchez
Licenciada en Contaduría Pública, egresada de la Universidad de Oriente en Venezuela y colegiada bajo el C.P.C. 173.141. Cuenta con 4 años de experiencia en el Bufete de Abogados y Contadores Públicos "Sánchez y Asociados", donde se especializa en gestiones administrativas, contables y legales para personas naturales y jurídicas a nivel internacional. Además, posee más de 6 años de experiencia en la redacción web, abordando temáticas fiscales, administrativas, legales y contables para diversos blogs en línea.
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