Cambios que se avecinan en la facturación electrónica por Verifactu

La facturación electrónica en España está a punto de experimentar transformaciones que afectarán a los autónomos y pequeñas y medianas empresas (pymes). Pero, estas modificaciones buscan optimizar la transparencia fiscal y reducir la morosidad en las transacciones comerciales, y uno de los cambios más destacados es la implementación obligatoria de Verifactu.

Este último es un sistema desarrollado por la Agencia Tributaria para gestionar las facturas electrónicas de manera más eficiente. Sin embargo, si aún no conoces cuáles son las últimas modificaciones, a continuación, te explicaremos todo lo que debes saber.

¿Qué es Verifactu y cómo afecta a la facturación electrónica?

La plataforma Verifactu está diseñada para facilitar la emisión y recepción de facturas electrónicas, que garantiza su autenticidad y permite un control más riguroso por parte de las autoridades fiscales. Sin embargo, a partir del 1 de julio de 2025, todas las empresas y autónomos que facturen menos de 6 millones de euros anuales estarán obligados a utilizar este sistema para remitir sus facturas en tiempo real a Hacienda.

Aun así, si quieres saber más sobre Verifactu, te invitamos a ver nuestros posts de conceptos básicos de Verifactu y diferencias con la factura electrónica.

Principales cambios en la facturación electrónica con Verifactu

Son diversos los cambios con la facturación electrónica que se aproximan con el sistema Verifactu:

Emisión obligatoria de facturas electrónicas

A partir de la fecha mencionada, es decir, del 1 de julio de 2025, todas las facturas deberán emitirse en formato electrónico utilizando sistemas homologados por la Agencia Tributaria. Esto implica que herramientas tradicionales como Excel, Word o facturas en papel ya no serán válidas para efectos fiscales.

Incorporación de códigos QR y huellas digitales

Cada factura generada a través de Verifactu incluirá un código QR y una huella digital que garantizarán su autenticidad y permitirán su verificación en tiempo real por parte de clientes y autoridades fiscales. Esto asegurará que las facturas no puedan ser modificadas una vez emitidas, aumentando la transparencia en las transacciones.

Respuestas automáticas de Hacienda

Luego del envío de cada factura, el sistema proporcionará una respuesta automática indicando si la factura ha sido aceptada o si presenta errores que deben ser corregidos. Pero, ten en cuenta que solo las facturas validadas recibirán un código seguro de verificación, necesario para su validez fiscal.

Firma electrónica y trazabilidad

Todas las facturas deberán contar con la firma electrónica y la fecha y hora de su emisión, para garantizar la trazabilidad y autenticidad de cada documento. Además, será obligatorio almacenar estos registros en formato XML y mantenerlos accesibles durante el periodo legal de conservación.

Plazos para la implementación de Verifactu

La transición hacia la facturación electrónica será progresiva y se aplicará en diferentes etapas, la cual dependerá del tamaño y volumen de facturación de las empresas:

• Grandes empresas: Desde 2024, las empresas con ingresos superiores a 8 millones de euros ya están obligadas a utilizar sistemas electrónicos de facturación que cumplan con las normativas establecidas.
• Pymes y autónomos: A partir de julio de 2025, las empresas y autónomos con una facturación inferior a 6 millones de euros también deberán adaptarse a esta nueva forma de operar.

Beneficios de la facturación electrónica con Verifactu

Con estos cambios en el sistema de facturación electrónica con Verifactu, se presentan los siguientes beneficios:

• Eficiencia administrativa: La digitalización de las facturas reducirá el tiempo dedicado a tareas administrativas, permitiendo una gestión más ágil y eficiente.
• Mejor control financiero: La emisión en tiempo real de las facturas facilitará el seguimiento de las cuentas por cobrar y por pagar, lo que mejorará la salud financiera de las empresas.
• Sostenibilidad: La eliminación del papel en las facturas contribuirá a la reducción del impacto ambiental, por lo que se alinea con prácticas más sostenibles.

Desafíos y consideraciones para las empresas

Pero, con los cambios no solo se presentan beneficios, sino también ciertos desafíos y consideraciones que se deben tener en cuenta:

• Adaptación tecnológica: Las empresas deberán invertir en software de facturación compatible con Verifactu y garantizar la formación adecuada de su personal para utilizar estas herramientas.
• Costes de implementación: Aunque Hacienda ofrecerá una plataforma gratuita para emitir hasta 100 facturas anuales, las empresas con un volumen mayor deberán adquirir soluciones de pago, lo que implica un coste adicional.
• Cumplimiento normativo: Es fundamental mantenerse actualizado sobre las especificaciones técnicas y legales relacionadas con la facturación electrónica para evitar sanciones por incumplimiento.

¿Cómo prepararse para la llegada de Verifactu?

Ahora que conoces cuáles son los cambios próximos que se avecinan, esta es la forma como tu empresa debe prepararse:

• Evaluar las necesidades de tu negocio: Analiza el volumen de facturación y las particularidades de tu empresa para determinar qué tipo de software de facturación electrónica se ajusta mejor a tus requerimientos.
• Seleccionar un proveedor de confianza: Investiga y elige un proveedor de software homologado que ofrezca soporte y formación para facilitar la transición a la facturación electrónica.
• Formar al personal: Asegura que tú y tu equipo estén capacitados para utilizar las nuevas herramientas de facturación y comprendan las implicaciones legales de la normativa.
• Mantenerse informado: Sigue de cerca las actualizaciones y comunicados oficiales de la Agencia Tributaria para estar al tanto de cualquier cambio o aclaración sobre Verifactu.

Sin embargo, en TeGestionamos, somos especialistas en facturación electrónica y estamos preparados para resolver todas tus inquietudes sobre Verifactu. De hecho, nuestro equipo puede asesorarte en la implementación de este sistema, y ayudarte a seleccionar la mejor solución tecnológica para tu negocio y garantizar que cumplas con todas las exigencias de la normativa actual.

Pero, ahora sabes que la factura electrónica será la nueva forma de emitir facturas, y Verifactu será el sistema que permitirá enviarlas de manera casi inmediata a la Agencia Tributaria, activando sus mecanismos de control. Por lo tanto, si necesitas más información o asesoramiento personalizado, no dudes en contactarnos.

Acerca del autor

Stephany Alexandra Sánchez

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Licenciada en Contaduría Pública, egresada de la Universidad de Oriente en Venezuela y colegiada bajo el C.P.C. 173.141. Cuenta con 4 años de experiencia en el Bufete de Abogados y Contadores Públicos "Sánchez y Asociados", donde se especializa en gestiones administrativas, contables y legales para personas naturales y jurídicas a nivel internacional. Además, posee más de 6 años de experiencia en la redacción web, abordando temáticas fiscales, administrativas, legales y contables para diversos blogs en línea.

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