¿Cómo cobrar una factura impagada?
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Es normal que a lo largo de la vida empresarial o de un negocio nos encontremos con dificultades a la hora de cobrar por nuestro trabajo. En este artículo te mostraremos algunas pautas para evitar problemas en el cobro y, dado el caso, los pasos a dar para reclamar una factura impagada.
La ley marca un plazo máximo de 60 días naturales para el pago de las facturas. En el caso de la Administración, este periodo se reduce a 30 días. Sin embargo, puede ser recurrente que tardemos más tiempo en cobrar por nuestro trabajo y, en el peor de los casos, que no lleguemos a cobrar nunca.
En función de la deuda un desfase de liquidez y tesorería puede poner en serios apuros la solvencia del negocio. Tomar precauciones para evitar los impagos te permitirá sortear más de un problema, pero no siempre podremos impedir toparnos con un cliente moroso. Dado el caso, no nos quedará más remedio que reclamar la deuda para cobrar una factura impagada.
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Toma medidas para evitar los impagos
Sin duda, lo mejor es anticiparnos y evitar que se produzca un impago. Poner en práctica algunas medidas nos permitirá reducir sustancialmente las dificultades a la hora de cobrar.
Organización. Sé organizado, revisa que las facturas estén correctamente formuladas, emítelas cuanto antes y contrala los plazos de pago. En ocasiones el problema podemos ser nosotros mismos, un error en la factura puede ser la causa del impago.
Presupuesto. El presupuesto debe ser correcto e incorporar detalladamente el trabajo a realizar y las condiciones de pago. Este documento puede resultar determinante a la hora de reclamar una factura.
Forma de pago. Incluir el pago de un porcentaje anticipado nos asegurará, al menos, recibir una parte de la facturación. Además, podemos ofrecer pagos intermedios. Fraccionar la factura, además de facilitar el pago al cliente, nos permitiría ir anticipando los cobros y tener así un mayor control sobre su solvencia.
Seguro de crédito. Este tipo de pólizas se hacen cargo de un porcentaje de la deuda en caso de impago, que suele situarse en torno al 50%.
Cliente. Conseguir clientes que contraten nuestros servicios es la base que sustenta cualquier negocio. Sin embargo, en ocasiones no contar con ciertos clientes puede ser clave para la buena marcha de nuestra empresa. En la medida de lo posible, controla el riesgo y asegura su solvencia antes de embarcarte en un trabajo de grandes dimensiones.
Aún tomando todas las precauciones, cabe la posibilidad de que nos encontrarnos ante un impago. Llegado el caso no nos quedará más remedio que contactar con el cliente para averiguar lo ocurrido.
Empieza por reclamar tu factura de forma amistosa
En muchas ocasiones el retraso de un pago puede estar motivado por un error o malentendido. Antes de actuar de forma precipitada, revisa que la factura estaba bien formulada y se emitió correctamente, y que, efectivamente, no la hemos cobrado.
Si es así, ponte en contacto con el deudor, puede ser que el error lo haya cometido él o que esté pasando por un bache temporal y exista la posibilidad de renegociar la forma de pago. Antes de tomar acciones más formales, plantéate renegociar la deuda, puede ser un mal menor.
No escatimes esfuerzos para resolver la deuda por la vía amistosa, lo más beneficioso para ambos es evitar acudir a terceros o emprender acciones legales. No obstante, llegado el caso, es importante que tengas pruebas que te avalen judicialmente, por lo que debes asegurarte de dejar constancia por escrito de tu reclamación mediante cartas certificadas o burofax.
La vía amistosa se ha agotado ¿Cuáles son los siguientes pasos?
Solicitar los servicios de empresas especializadas o iniciar trámites legales puede suponer tiempo y costos adicionales, por lo que es importante valorar si merece la pena. Te describimos las principales opciones a tu alcance.
Empresas especializadas en impagos. A cambio de sus servicios se quedarán con un porcentaje de la factura. Primero intentarán llegar a un acuerdo amistoso con el deudor, pero si no tienen éxito, iniciarán los trámites para reclamar el cobro por vía judicial.
Acta notarial. A través de un acta notarial se notifica al cliente la deuda impagada y se le insta a liquidarla. Este procedimiento es muy rápido e interrumpe el plazo de prescripción de la factura.
Procedimiento monitorio. Su funcionamiento es similar al del acta notarial, pero te faculta, si el deudor no paga, para interponer una demanda judicial y solicitar el embardo de sus bienes. Cuando la reclamación no prospera, en función de la cuantía, el juzgado te deriva a instar el cobro mediante juicio verbal u ordinario.
El impago de las facturas puede llegar a desestabilizar nuestro negocio. Poner los medios para evitar estas situaciones es fundamental, pero si llega el impago, no escatimes esfuerzos para llegar a un acuerdo amistoso. Opta por la vía judicial si no queda más remedio y valora si merece la pena, incurrirás en gastos y tiempo.
Acerca del autor
Graduada en ADE y Derecho por la Universidad Rey Juan Carlos de Madrid (2019) y en posesión del MBA Pharma & Medical devices por ESAME (2021).
Desde 2016 ha formado parte de la asociación universitaria AEGEE (European Student´s Forum), donde fue miembro de la junta directiva en la sede de Madrid durante 3 años.
En el ámbito de la redacción web, comenzó como colaboradora en Mejor con Salud, desde donde evolucionó como editora SEO y redactora, trabajando también para La Mente es Maravillosa y CEUPE (Centro Europeo de Postgrado) hasta llegar al equipo de TeGestionamos en 2019.
En 2020, trabajó para el equipo de marketing de la empresa de inteligencia artificial, Savana. Actualmente, además de continuar su trayectoria con TeGestionamos, forma parte del departamento de Health Economics y Market Access en Boston Scientific.
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