La factura electrónica para autónomos
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No hay ninguna duda sobre que el uso de medios electrónicos está cada vez más implantado en la sociedad y en todos sus ámbitos; por ejemplo, para los autónomos la práctica habitual con las tecnologías y documentos digitales es una realidad. ¿Conoces la factura electrónica y sus ventajas?
Si eres autónomo, es importante que sepas que tienes que luchar constantemente para renovarte y actualizarte; en definitiva, se trata de que puedas competir en el mercado con las mejores herramientas disponibles. Por ello existe una nueva forma de emitir facturas que cada vez tiene más aceptación y uso en las pymes; la factura electrónica.
A continuación, te vamos a explicar en qué consiste esta figura y cuáles son sus posibles ventajas respecto a la facturación tradicional en papel.
La factura electrónica
Este tipo de factura tiene la misma validez y funcionalidad que las realizadas en papel, con la única diferencia de que se opera a través de medios electrónicos. Debes tener en cuenta que, para facturar telemáticamente es necesario contar con el consentimiento del receptor, por lo que tienes que elegir con qué clientes emitir este tipo de factura.
Para que la factura electrónica tenga los mismos efectos que la factura en papel, solo tienes que rellenar en la factura los campos exigidos para cualquier tipo de factura, garantizando su autenticidad y contenido. Por otro lado, tienes que garantizar otras cuestiones que rodean a este tipo de facturas, como es el caso de que sean sencillas de entender, accesibles y puedan contabilizarse de una forma sencilla.
Estas cuestiones también serán responsabilidad del receptor: tendrá que asegurarse también de la correcta recepción del documento y por supuesto de su conservación.
Contenido y formato
El formato empleado para la factura electrónica es libre, sin embargo, se recomienda emplear los ficheros más estandarizados: df, doc, xls, html, xml, etc. Lógicamente, también hay que tener en cuenta a quien recibirá la factura y el software que emplee.
La nueva normativa es el Reglamento de facturación que se recoge en el Real Decreto 1619/2012 y que entró en vigor el 1 de enero de 2013 y, Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.
En la actualidad, ya no es obligatorio la inclusión de una firma electrónica como garante de autenticidad. ¿Sabes lo que es la firma electrónica? Básicamente consiste en una indicación legal que muestra la intención de una persona de quedar obligado al contenido que firma, y todo ello lógicamente en formato electrónico.
Además del uso de dicha firma, puede utilizarse un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI) para garantizar la integridad del contenido, así como su originalidad.
Ventajas que presenta la facturación electrónica
Desde enero de 2015 se prevé la obligatoriedad de esta factura online para aquellos que sean proveedores con las Administraciones públicas; este factor ha provocado la generalización de este tipo de facturas y su atractivo entre personas implicadas.
Gracias a sus ventajas la factura digital y la factura online han experimentado un crecimiento exponencial. Las ventajas más destacadas son estas:
- En primer lugar, el empleo de esta nueva técnica permite que el proceso de facturación sea más ágil y rápido. No olvidemos que la factura se emite de manera instantánea y de manera segura. También se trata de reducir posibles errores, pérdidas o extravíos, así como falsificaciones de documentos.
- En segundo lugar, podemos observar un ahorro de costes; no sólo en el gasto innecesario de papel, sino también de almacenaje de documentos. Por otro lado, también se mejora la accesibilidad a la factura, ya que de manera digitalizada existen soportes que permiten la búsqueda exacta de cualquier usuario en apenas minutos.
Programas de gestión
En la actualidad, existen numerosos softwares de facturación gratuitos muy sencillos de usar, que te van a permitir llevar una mecanización en la contabilidad. Es decir, que las tareas más repetitivas que lleves a cabo en el control informático, estarán controladas por estos programas de gestión. Tu contabilidad con estos sistemas será mucho más clara y precisa; además, vas a poder contabilizar las operaciones del día a día, de forma personalizada a las características de tu negocio.
La e-factura está en las últimas tendencias de procesos de gestión. Sin embargo, aún cabe esperar su máxima implantación, ya que la actualización digital no es llevada a cabo por todo el mundo.
¿Qué tiene que ocurrir para que se extienda la factura electrónica? No sólo depende de la iniciativa empresarial individual, sino que también se requiere de la implicación de los clientes y proveedores, que habrán de igual manera hacer uso de la factura electrónica.
¿Conocías este tipo de facturación digital? No hay inconvenientes en su cada vez más extendido uso, y conseguirás con ella numerosas ventajas.
Acerca del autor
Graduada en ADE y Derecho por la Universidad Rey Juan Carlos de Madrid (2019) y en posesión del MBA Pharma & Medical devices por ESAME (2021).
Desde 2016 ha formado parte de la asociación universitaria AEGEE (European Student´s Forum), donde fue miembro de la junta directiva en la sede de Madrid durante 3 años.
En el ámbito de la redacción web, comenzó como colaboradora en Mejor con Salud, desde donde evolucionó como editora SEO y redactora, trabajando también para La Mente es Maravillosa y CEUPE (Centro Europeo de Postgrado) hasta llegar al equipo de TeGestionamos en 2019.
En 2020, trabajó para el equipo de marketing de la empresa de inteligencia artificial, Savana. Actualmente, además de continuar su trayectoria con TeGestionamos, forma parte del departamento de Health Economics y Market Access en Boston Scientific.
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