La facturación electrónica: ¿Cómo hacerla?

La facturación electrónica es un paso obligatorio para muchas empresas y autónomos en España, debido a que forman de las normativas para modernizar y digitalizar los procesos de facturación. Si bien ya hemos cubierto los conceptos básicos y las ventajas en otro artículo, aquí vamos a enfocarnos en cómo hacer una factura electrónica según las normativas actuales paso a paso.

Paso 1: Para hacer la facturación electrónica, utiliza un software de facturación electrónica homologado

El primer paso es elegir y utilizar un sistema de facturación electrónica homologado. Este software debe estar certificado por las autoridades competentes para garantizar que cumple con la normativa española y europea. Entre las funciones que debe ofrecer un software de facturación electrónica homologado se incluyen:

• Generación del formato Facturae (XML).
• Integración de la firma electrónica para validar la autenticidad e integridad de la factura.
• Conexión con la Agencia Tributaria (en el caso de empresas sujetas al Suministro Inmediato de Información – SII).
• Automatización de la emisión, envío y almacenamiento de las facturas electrónicas.

¿Qué características debe tener un buen software de facturación electrónica?

Al elegir un software de facturación electrónica, debes asegurarte que también optimice tus procesos de facturación, por lo que algunas características que puedes tener en cuenta son las siguientes:

• El software debe ser fácil de usar, incluso para personas con poca experiencia tecnológica, es decir, que debe permitirte acceder desde diferentes dispositivos y ser compatible con distintas plataformas (web, móvil, etc.).
• Aunque el formato Facturae es obligatorio, es recomendable que el software permita también emitir facturas en otros formatos como PDF o Excel para facilitar la consulta y el archivo.
• Debido a que estás manejando información financiera sensible, es esencial que el software cuente con medidas de seguridad robustas, como encriptación y certificados SSL.
• El software debe facilitar la automatización de la emisión de facturas, el cálculo de impuestos, el envío y el almacenamiento, para ahorrarte tiempo y reducir errores.
• Lo ideal, es que el sistema de facturación electrónica se integre con otras plataformas de gestión empresarial, como ERPs o CRMs, para una mayor eficiencia.
• Algunas de las soluciones populares que ofrecen estas características en España son A3ERP, Sage, Holded y Billin.

Paso 2: Genera la factura en formato Facturae

El siguiente paso es generar la factura en el formato Facturae, que es el estándar oficial exigido por el gobierno español. Este formato XML está diseñado específicamente para la facturación electrónica y asegura que las facturas puedan ser intercambiadas entre diferentes sistemas sin problemas de compatibilidad.

Para crear una factura electrónica en formato Facturae, sigue estos pasos:

1. Accede a tu software de facturación y desde tu sistema de facturación electrónica, selecciona la opción para crear una nueva factura y selecciona tu cliente de la base de datos. Si el cliente es nuevo, deberás introducirlo primero en la base de datos.
2. Rellena los datos de la factura colocando la información requerida, que incluye:
   • Número de factura (debe seguir una secuencia cronológica).
   • Fecha de emisión.
   • Datos fiscales del emisor y del receptor (nombre, NIF/CIF, dirección).
   • La descripción de los productos o servicios que se hayan prestados.
   • Base imponible, tipo de IVA y cuota tributaria.
   • Importe total a pagar.
3. Una vez generada la factura, el sistema la firma digitalmente con tu certificado de firma electrónica, pues esto es esencial para cumplir con los requisitos legales de autenticidad y seguridad.
4. El último paso será generar el archivo XML y para ello, el software creará el archivo en formato XML con la factura que podrás almacenar o enviar.

¿Qué es el formato Facturae?

El formato Facturae es un estándar basado en XML que garantiza la interoperabilidad entre diferentes sistemas de facturación electrónica. Este se utiliza tanto para las facturas emitidas a otras empresas como para las facturas emitidas a las Administraciones Públicas, que están obligadas a recibir facturas electrónicas desde la Ley 25/2013.

Paso 3: Firma electrónica de la factura

Para que una factura electrónica tenga validez legal, debe estar firmada electrónicamente. Sin embargo, la firma electrónica debe cumplir con los requisitos establecidos por la normativa europea Eidas.

También, la firma debe ser generada a través de un certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria. Afortunadamente, la mayoría de los sistemas de facturación electrónica ya incluyen la posibilidad de añadir la firma electrónica de manera automática.

Paso 4: Envío de la factura

Una vez firmada la factura, el siguiente paso es enviarla al destinatario, para ello, puedes usar cualquiera de las siguientes opciones:

• Plataformas de intercambio: Algunas soluciones permiten el intercambio de facturas electrónicas entre diferentes sistemas, asegurando una recepción inmediata y sin errores.
• Correo electrónico: También es posible enviar la factura como un archivo adjunto firmado en formato XML o PDF a través del correo electrónico.
• Portal del cliente: Algunos softwares permiten crear un portal donde los clientes pueden acceder y descargar sus facturas electrónicas directamente.

Es importante tener en cuenta que, en ciertos sectores y para ciertas administraciones públicas, es obligatorio el uso de plataformas específicas para la recepción de facturas electrónicas, como FACe, el cual es el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado.

Paso 5: Almacenamiento de la factura electrónica

Una vez emitida y enviada la factura, la normativa española exige que las facturas electrónicas se conserven durante un período mínimo de 5 años. No obstante, este plazo puede ser mayor dependiendo del sector o la normativa específica.

Pero, toma en cuenta que el sistema de facturación electrónica que utilices debe permitir el almacenamiento seguro de las facturas, garantizando que puedan ser consultadas y verificadas en cualquier momento.

¿Qué hacer si tienes dudas al emitir facturas electrónicas?

El proceso de emitir una factura electrónica puede parecer complicado si no tienes experiencia previa con este tipo de sistemas, pero es una necesidad que cada vez más empresas y autónomos deben enfrentar. Por lo tanto, si tienes cualquier duda o necesitas ayuda para implementar un sistema adecuado para emitir facturas electrónicas, en TeGestionamos somos expertos en facturación electrónica.

Así que, No dudes en consultarnos si tu asesor de empresas actual no lleva la Gestión Administrativa de tu facturación, y quieres cambiar de Asesoría, solo en lo que respecta la facturación electrónica. En este caso, podemos darte apoyo, asesoría, o bien, tramitar tu facturación por una tarifa accesible y ajustada a tus necesidades.

Acerca del autor

Stephany Alexandra Sánchez

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Licenciada en Contaduría Pública, egresada de la Universidad de Oriente en Venezuela y colegiada bajo el C.P.C. 173.141. Cuenta con 4 años de experiencia en el Bufete de Abogados y Contadores Públicos "Sánchez y Asociados", donde se especializa en gestiones administrativas, contables y legales para personas naturales y jurídicas a nivel internacional. Además, posee más de 6 años de experiencia en la redacción web, abordando temáticas fiscales, administrativas, legales y contables para diversos blogs en línea.

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