Lo que un autónomo debe saber de la factura electrónica
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La factura electrónica es una realidad cada vez más presente en la actividad económica de los autónomos en España, porque con ella se pretende la digitalización de los procesos administrativos y fiscales está en pleno auge, y con ella surgen nuevas obligaciones y ventajas.
Por ello, para los trabajadores por cuenta propia, es esencial comprender lo que implica la emisión de facturas electrónicas, cómo deben cumplir con las normativas actuales y qué pasos deben seguir para adaptar su negocio a estas exigencias. Por ello, aquí exploraremos los detalles más profundos sobre la facturación electrónica para autónomos.
Contexto legal de la factura electrónica en España
El uso de la factura electrónica no es un concepto nuevo en España, pero su obligatoriedad ha ido aumentando en los últimos años, y ha afectado directamente a los autónomos. De hecho, uno de los hitos más importantes en este sentido fue la aprobación de la Ley 25/2013. Esta regula el impulso de la factura electrónica y la creación de un registro contable de facturas en el sector público.
Esto significa que, desde entonces, cualquier autónomo que trabaje con administraciones públicas está obligado a emitir facturas electrónicas. Sin embargo, aunque esta normativa inicialmente se centraba en las relaciones con el sector público, su uso se ha ido extendiendo de manera progresiva a las relaciones entre empresas privadas.
Por lo tanto, muchos grandes clientes, tanto del sector privado como público, requieren que los autónomos emitan facturas electrónicas para facilitar la transparencia y la trazabilidad de las operaciones comerciales. Esta tendencia está destinada a continuar en aumento con la entrada en vigor de nuevas leyes, como la Ley Crea y Crece, de la que hablaremos más adelante.
Obligaciones fiscales y su relación con la facturación electrónica para autónomos
Uno de los aspectos más críticos que los autónomos deben tener en cuenta al emitir facturas electrónicas es el cumplimiento de sus obligaciones fiscales. De hecho, una de sus obligaciones vigentes es la conservación de las facturas electrónicas durante un periodo mínimo de cuatro años. Sin embargo, este plazo puede ampliarse en caso de inspecciones fiscales o auditorías.
Además, como parte del cumplimiento tributario, los autónomos deben garantizar que las facturas electrónicas sean almacenadas en un formato que permita su consulta y recuperación en cualquier momento por parte de la Administración Tributaria.
Ley Crea y Crece: lo que los autónomos deben saber
Uno de los desarrollos más recientes en materia de facturación electrónica es la Ley Crea y Crece, aprobada en 2022. Con esta ley se hace obligatorio el uso de facturas electrónicas en todas las transacciones comerciales entre empresas y autónomos.
Esta ley tiene como objetivo fomentar el crecimiento económico mediante la creación de nuevas empresas y la simplificación de trámites administrativos. Por otro lado, para los autónomos, esto implica una mayor necesidad de estar al día con las herramientas digitales.
La Ley Crea y Crece establece que los autónomos que operan con otras empresas deberán emitir facturas electrónicas en todas sus transacciones. No obstante, aunque todavía existen algunos plazos en proceso de implantación, y es fundamental que los autónomos se preparen desde ya para este cambio.
Es decir, que la facturación electrónica no solo será una opción, sino que se convertirá en una obligación en muchos casos. Incluso, de no cumplir con esta normativa, los autónomos podrían enfrentarse a sanciones o a la pérdida de contratos con empresas que exijan la facturación digital.
Además, esta ley busca mejorar la seguridad en las transacciones comerciales y reducir los plazos de pago, algo que puede beneficiar especialmente a los autónomos, quienes a menudo enfrentan problemas con los cobros tardíos.
Adaptarse a la factura electrónica: claves para los autónomos
Para los autónomos que aún no han implementado un sistema de facturación electrónica, el primer paso es evaluar las herramientas disponibles en el mercado. Toma en cuenta que existen múltiples soluciones adaptadas a las necesidades de autónomos y pequeñas empresas. Estos pueden ir desde software de facturación en la nube hasta soluciones más personalizadas que se integran directamente con los sistemas contables existentes.
Sin embargo, es importante que cualquier herramienta seleccionada cumpla con los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria, incluyendo la capacidad de firmar digitalmente las facturas y almacenarlas en formatos seguros. También es recomendable elegir un software que automatice la gestión documental. De esta manera, se simplificará la presentación de declaraciones fiscales y la organización de los libros contables.
¿Qué sucede si no te adaptas a la facturación electrónica?
El no adoptar un sistema de facturación electrónica puede tener consecuencias importantes para los autónomos. Esto es porque además de perder oportunidades de negocio con empresas que exigen este tipo de facturación, el incumplimiento de las normativas puede resultar en sanciones económicas. Recuerda que la Agencia Tributaria tiene la facultad de imponer multas a aquellos autónomos que no emitan facturas electrónicas cuando sea obligatorio.
Además, con la tendencia actual hacia la digitalización de los procesos fiscales, es probable que las inspecciones fiscales se vuelvan más frecuentes y detalladas. Por lo tanto, contar con un sistema de facturación electrónica para autónomos que automatice los procesos y mantenga un registro claro y transparente de todas las transacciones, facilitará el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Te ayudamos en tu transición a la factura electrónica
En TeGestionamos, somos conscientes de que adaptarse a los cambios legislativos y tecnológicos puede ser un desafío, especialmente para los autónomos que ya tienen muchas responsabilidades diarias. Por ello, estamos aquí para asesorarte en cada paso del camino.
Nuestro equipo de expertos en facturación electrónica para autónomos está disponible para ayudarte a implementar un sistema que no solo cumpla con las normativas vigentes, sino que también te permita optimizar tus procesos administrativos y fiscales.
Si tienes dudas sobre cómo cumplir con la normativa de la factura electrónica, cómo elegir el software adecuado o cómo integrar la facturación electrónica con tu contabilidad, contáctanos. Nos encargamos de todo el proceso, desde la configuración inicial hasta la capacitación, para que puedas centrarte en hacer crecer tu negocio.
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