Menciones a incluir en una factura

¿Cuáles son las menciones imprescindibles a incluir en una factura? Las elaboramos prácticamente cada día, son parte imprescindible de nuestro trabajo como autónomos. Y sin embargo, esta es una duda que puede surgirnos y que es importante resolver bien.

Las facturas son documentos legales que todo profesional o empresario tiene obligación de presentar a la hora de prestar una operación mercantil en el desarrollo de su actividad. Sin embargo, elaborar correctamente una factura no es necesariamente una labor sencilla.

A continuación, explicamos y desarrollamos las menciones más relevantes a incluir en una factura. 

Menciones obligatorias a incluir en una factura completa

Existen cuatro tipos de facturas: completa, simplificada, rectificativa y electrónica. A continuación, repasamos los datos obligatorios que debe contener una factura completa.

• Número y, en su caso, serie. Para cada serie la numeración deberá ser correlativa.
• Fecha de expedición, y de ejecución de las operaciones cuando es distinta de la de expedición.
• Nombre y apellidos, razón o denominación social del obligado a expedir factura y del destinatario de las operaciones.
• N.I.F. del obligado a expedir factura, y N.I.F. del destinatario de las operaciones para las siguientes situaciones:

1. 1. El destinatario sea sujeto pasivo del IVA.
   2. El profesional obligado a expedir factura está establecido en el territorio de aplicación del IVA y las operaciones se llevan a cabo en este territorio.
   3. En entregas de bienes exentas destinada a otro Estado miembro conforme a la Ley del IVA.

• Domicilio del obligado a expedir factura y del destinatario de las operaciones.
• Descripción de las operaciones. Incluirá los datos precisos para determinar la base imponible y su importe, el precio unitario sin impuesto, así como cualquier tipo de descuento.
• Diferentes tipos de IVA aplicados. La cuota de IVA que se repercuta se deberá señalar por separado.

¿Existen menciones especiales?

Por otra parte, en ocasiones, es importante facilitar al destinatario la visibilidad de aspectos fiscales de relevancia que afectan a la operación. Para estos casos, hay ciertas menciones especiales que también deben figurar en la factura. Sería el caso de las operaciones exentas de IVA o acogidas a regímenes especiales del IVA.

Vamos a ver algunos casos concretos:

Como mencionábamos, una de estas situaciones se da cuando nos encontramos ante una factura exenta de IVA. Aquí, debe incluirse en la misma una referencia al precepto legal que justifica la exención. La mención debe incluirse aún en los casos en los que existan varias operaciones en la misma factura y la exención solo aplique a parte de ellas.

Por otro lado, en operaciones acogidas a los regímenes especiales del IVA se hará constar esta circunstancia expresamente. Por ejemplo, es el caso de bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección.

También es relevante mencionar el caso de las operaciones triangulares o en cadena. Por ejemplo, puede suceder en el supuesto de operaciones realizadas entre tres empresas, ubicadas en países distintos. Una de ellas hace de intermediaria entre las otras dos. Debe figurar una mención expresa de que la factura se refiere a una operación triangular.

Es común el supuesto de entregas de medios de transporte nuevos. Cuando se da esta situación, es preciso incluir la fecha de la primera puesta en servicio del medio de transporte, así como las distancias recorridas u horas de navegación realizadas antes de la entrega.

Por último, es importante tener en cuenta la retención del IRPF. Este caso se da cuando el destinatario debe retener un porcentaje en el momento de efectuar el pago.

Aunque la mención de la retención del IRPF no tiene carácter obligatorio, su inclusión es recomendable. No obstante, independientemente de su inclusión, es responsabilidad del pagador el ingreso del importe correspondiente en la Agencia Tributaria. Un detalle que no es de mención obligatoria es el importe de la retención de IRPF.

En conclusión

Es muy importante que tanto el empresario o profesional que elabore la factura como el receptor de la misma verifiquen que cumple con todos los requisitos legales exigidos. En el primer caso se puede enfrentarse a una sanción tributaria, por su parte, el receptor sólo podrá deducir las cuotas de IVA que estén debidamente documentadas.

Por último, recuerda que la factura no es solo un documento mercantil, al entregarla a tus clientes se convierte también en tu carta de presentación y la imagen de tu negocio.

Acerca del autor

Patricia Grande Yeves

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Graduada en ADE y Derecho por la Universidad Rey Juan Carlos de Madrid (2019) y en posesión del MBA Pharma & Medical devices por ESAME (2021).

Desde 2016 ha formado parte de la asociación universitaria AEGEE (European Student´s Forum), donde fue miembro de la junta directiva en la sede de Madrid durante 3 años.

En el ámbito de la redacción web, comenzó como colaboradora en Mejor con Salud, desde donde evolucionó como editora SEO y redactora, trabajando también para La Mente es Maravillosa y CEUPE (Centro Europeo de Postgrado) hasta llegar al equipo de TeGestionamos en 2019.

En 2020, trabajó para el equipo de marketing de la empresa de inteligencia artificial, Savana. Actualmente, además de continuar su trayectoria con TeGestionamos, forma parte del departamento de Health Economics y Market Access en Boston Scientific.

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