Novedades de la factura electrónica
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Como empresario, emprendedor o autónomo, es necesario mantenerse alerta e informado respecto a las novedades de la factura electrónica por diversas razones. Una de estas razones, y la que mayor peso tiene, es evitar multas y sanciones por parte de la entidad reguladora.
Entendiendo esto, aquí exploraremos las novedades de la factura electrónica, especialmente aquellas que serán obligatorias a partir de 2025, y cómo te puedes preparar para cumplir con la normativa legal vigente.
Novedades de la factura electrónica: El Real Decreto 1007/2027 y la Remisión Instantánea de Factura electrónica
Uno de los cambios más notables es la obligación que entrará en vigor el 1 de julio de 2025. En este cambio, las empresas con ingresos anuales menores a 6 millones de euros estarán obligadas a remitir de forma instantánea sus facturas a la Agencia Tributaria.
Esta medida, desarrollada bajo el Real Decreto que da continuidad a la Ley de 2021, tiene como principal objetivo evitar el fraude fiscal. También, garantizar la transparencia en las operaciones comerciales.
Este cambio en la Ley de la facturación electrónica no debe confundirse con las obligaciones que derivan de la Ley Crea y Crece. Recordemos que esta se centra en la digitalización de la facturación y tiene su propia normativa específica.
Es decir, mientras que la Ley Crea y Crece busca fomentar la digitalización en las relaciones comerciales, el Real Decreto que entrará en vigor en 2025 se enfoca más en la inmediatez y en el intercambio de información con la Agencia Tributaria.
Aplicación Gratuita de la Agencia Tributaria para Autónomos y Pymes
Para facilitar el cumplimiento de esta nueva obligación, la Agencia Tributaria ha anunciado la implementación de una aplicación gratuita. Esta permitirá a los autónomos y pymes realizar el envío inmediato de sus facturas a Hacienda.
Esta herramienta permitirá a los negocios expedir hasta 100 facturas anuales sin necesidad de recurrir a software privado. Esto reducirá los costes operativos, especialmente para pequeñas empresas y autónomos.
Uno de los beneficios principales de este sistema es que las facturas estarán vinculadas a un código QR. Con ello, se facilitará la verificación de su validez por parte de la Agencia Tributaria y agilizará las deducciones fiscales.
Además, este código QR tendrá la función de evitar el uso de programas de facturación de doble uso, es decir, aquellos que permiten emitir facturas que no son declaradas.
Plazos de Adaptación y Obligaciones Adicionales
La ley también contempla un período de adaptación para los autónomos y pymes. De hecho, los autónomos, por ejemplo, podrían tener hasta 2027 o 2028 para adaptarse completamente al nuevo sistema, dependiendo de los plazos finales que se publiquen en el Boletín Oficial del Estado (BOE).
Este período de adaptación permitirá a las empresas familiarizarse con los nuevos requisitos y ajustar sus sistemas de facturación. Sin embargo, es fundamental que los negocios comiencen a planificar esta transición lo antes posible, ya que la implementación de nuevos sistemas siempre requiere tiempo y formación.
La Ley Crea y Crece y su impacto en la Factura Electrónica
La Ley Crea y Crece, publicada en septiembre de 2021 establece la obligación de que todas las empresas y autónomos emitan y reciban facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y profesionales.
Pero, si bien la ley ya es conocida por muchos, el desarrollo reglamentario publicado el 15 de junio de 2023 introduce nuevas especificaciones sobre los elementos que deben incluir las facturas electrónicas.
Una de las novedades más importantes es la inclusión del código QR, que agilizará la validación de facturas. Sin embargo, también proporcionará una herramienta adicional para combatir el fraude fiscal.
Este código permitirá a los clientes verificar la autenticidad de una factura simplemente escaneándola, mientras que Hacienda podrá comprobar si una factura ha sido remitida correctamente a la Agencia Tributaria.
Elementos obligatorios que los autónomos deberán incluir en la factura electrónica
Los autónomos deberán incluir ciertos elementos obligatorios en sus facturas electrónicas, tales como:
Firmas electrónicas obligatorias
Todas las facturas emitidas mediante plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas deberán llevar una firma electrónica avanzada del emisor. Además, las pymes o autónomos que reciban facturas electrónicas mediante estas plataformas tienen la obligación de publicar su punto de entrada de facturas electrónicas en su portal web o en las comunicaciones con otras empresas y profesionales.
Código único de identificación en las facturas
Este código deberá incluir el número de identificación fiscal del emisor, el número y serie de la factura, y la fecha de su emisión. De igual modo, las facturas podrán emitirse en formato electrónico o en papel, siempre que se garantice la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad durante todo su período de conservación.
Notificación del estado de la factura
El destinatario de la factura deberá notificar al emisor, en un plazo de 4 días naturales, si acepta o rechaza la factura, indicando la fecha correspondiente. Además, se deberá informar si la factura ha sido pagada en su totalidad, incluyendo la fecha de pago.
Otras posibles notificaciones incluyen la aceptación parcial de la factura, los pagos parciales, y la cesión de la factura a un tercero para su cobro, especificando la fecha y el cesionario.
Uso de plataformas homologadas para la emisión
Las facturas electrónicas deberán emitirse utilizando el Sistema Público de la Agencia Tributaria o mediante una plataforma de facturación homologada. Por otro lado, aquellos que utilicen la solución pública de facturación electrónica deberán emplear la sintaxis Facturae, el cual es el estándar establecido por la Agencia Tributaria.
Inclusión de un documento PDF adicional
Durante el primer año de la entrada en vigor del Real Decreto, las pymes están obligadas a emitir facturas electrónicas acompañadas con un documento adicional en formato PDF. Esto asegurará que las facturas sean legibles para aquellos destinatarios que aún no están obligados a recibirlas en formato electrónico, a menos que acepten expresamente recibirlas en su formato original.
Si bien las novedades de la factura electrónica y la transición pueden parecer compleja, estar bien informado y asesorado hará que el proceso sea más sencillo. Por ello, como expertos en facturación electrónica y normativa legal vigente, en TeGestionamos estamos aquí para ayudarte a cumplir con todas las obligaciones y requisitos que marca la ley.
Por lo tanto, no dudes en consultarnos si tienes alguna pregunta o necesitas más información. ¡Estamos para facilitarte el proceso y asegurarnos de que cumplas con todas las normativas sin complicaciones!
Acerca del autor
Stephany Alexandra Sánchez
Licenciada en Contaduría Pública, egresada de la Universidad de Oriente en Venezuela y colegiada bajo el C.P.C. 173.141. Cuenta con 4 años de experiencia en el Bufete de Abogados y Contadores Públicos "Sánchez y Asociados", donde se especializa en gestiones administrativas, contables y legales para personas naturales y jurídicas a nivel internacional. Además, posee más de 6 años de experiencia en la redacción web, abordando temáticas fiscales, administrativas, legales y contables para diversos blogs en línea.
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