Nueva normativa para sistemas de facturación VERIFACTU: ¿Está tu empresa preparada?
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La facturación en España entra en una nueva era con la implementación de sistemas de facturación VERIFACTU. Este cambio responde a la necesidad de garantizar la integridad y trazabilidad en los procesos de facturación, para adaptarse a las exigencias de la digitalización y al creciente control fiscal.
De hecho, con la publicación de la Orden Ministerial HAC/1177/2024, el panorama de la facturación ha dado un giro, y muchas empresas se preguntan si están listas para cumplir con esta normativa. Por ello, aquí desglosamos los puntos clave de VERIFACTU, los desafíos que presenta para las empresas y cómo puedes prepararte para la transición. Toma en cuenta que cada programa de facturación que uses, debe integrar el sistema VERIFACTU para ser un software certificado por la AEAT.
¿Qué es el sistema VERIFACTU y por qué es importante?
El sistema VERIFACTU está diseñado para garantizar que todas las operaciones de facturación sean seguras, inalterables y accesibles para la Administración Tributaria. Este modelo establece un marco técnico y funcional que deben seguir los sistemas informáticos de facturación utilizados por empresarios y profesionales.
El objetivo principal de esta normativa es reducir el fraude fiscal, aumentar la transparencia en las operaciones comerciales y facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias mediante la digitalización de los procesos de facturación.
Características clave del nuevo sistema VERIFACTU
- Integridad de los registros: Asegura que las facturas emitidas no puedan ser alteradas o eliminadas, garantizando la trazabilidad de las operaciones.
- Estandarización de formatos: Los sistemas deben generar y conservar un modelo único y normalizado de los datos de facturación.
- Accesibilidad y seguridad: Los datos deben ser accesibles para la Administración Tributaria, asegurando su protección contra manipulaciones.
Es decir, que este marco no solo representa un avance técnico, sino también un compromiso hacia una mayor transparencia y eficiencia en los procesos tributarios.
¿Cuáles son los principales requisitos de la normativa para sistemas de facturación VERIFACTU?
La Orden Ministerial HAC/1177/2024 establece una serie de condiciones que deben cumplir los sistemas de facturación VERIFACTU, pero, entre las más importantes se destacan:
- Inviolabilidad: Los sistemas deben garantizar que las facturas no puedan ser modificadas una vez emitidas.
- Accesibilidad: La información de las facturas debe estar disponible para la Agencia Tributaria en todo momento.
- Inalterabilidad: Se debe asegurar que los datos originales de las facturas se mantienen intactos a lo largo del tiempo.
- Trazabilidad: El sistema debe permitir el seguimiento de todas las operaciones realizadas con cada factura.
- Integridad: Los datos de las facturas deben ser completos y precisos.
¿Qué implicaciones tiene VERIFACTU para las empresas?
La implementación de VERIFACTU supone una serie de cambios para las empresas, que deberán adaptar sus sistemas de facturación a la nueva normativa, los cuales implican:
- Adquirir o actualizar software de facturación: Las empresas deberán contar con un sistema de facturación VERIFACTU que cumpla con los requisitos establecidos.
- Formar al personal: Es importante que los empleados que manejan la facturación estén familiarizados con la nueva normativa y sepan cómo utilizar el nuevo sistema.
- Adaptar los procesos internos: La empresa deberá revisar sus procesos de facturación para asegurarse de que se ajustan a las nuevas exigencias.
¿Qué empresas están obligadas a cumplir con sistemas de facturación VERIFACTU?
La normativa aplica a todas las empresas, autónomos y profesionales que utilicen sistemas informáticos o electrónicos para emitir facturas. Esto incluye a pequeñas, medianas y grandes empresas de todos los sectores económicos.
Además, es importante destacar que no se trata solo de una obligación para quienes facturan grandes volúmenes, sino para cualquier negocio que desee cumplir con las regulaciones fiscales y evitar sanciones.
Plazos para la implementación
La Orden Ministerial establece un plazo de nueve meses para que los desarrolladores de software adapten sus productos a las exigencias de VERIFACTU. Este período finaliza el 29 de julio de 2025, aunque se espera que los sistemas adaptados estén disponibles antes para su implementación temprana.
Durante este periodo de tiempo, las empresas deben aprovechar este tiempo para analizar sus necesidades y planificar la transición, para evitar riesgos asociados a la no adaptación a tiempo.
Beneficios de cumplir con VERIFACTU
Adaptarse a VERIFACTU no solo es un requisito legal, sino que también ofrece importantes ventajas, como, por ejemplo:
- Reducción del fraude fiscal: Al garantizar la trazabilidad de las operaciones, se dificulta la evasión de impuestos.
- Optimización de procesos: La digitalización y estandarización de los sistemas de facturación agilizan los procesos administrativos y comerciales.
- Facilidad en la auditoría: Los datos estandarizados permiten un análisis más rápido y eficiente por parte de las autoridades fiscales.
Desafíos para las empresas
Aunque los beneficios son evidentes, la implementación de VERIFACTU también presenta retos, como, por ejemplo:
- Costes de actualización: Las empresas deberán invertir en la adquisición o actualización de sus sistemas de facturación para cumplir con los nuevos requisitos.
- Capacitación del personal: Es fundamental formar a los empleados en el uso de los nuevos sistemas y en la comprensión de los cambios normativos.
- Gestión del cambio: La transición a un sistema nuevo requiere planificación para evitar interrupciones en las operaciones diarias.
En este sentido, contar con asesoramiento especializado puede marcar la diferencia entre una transición exitosa y complicaciones que afecten al negocio.
¿Cómo preparar a tu empresa para VERIFACTU?
La adaptación a la nueva normativa no tiene por qué ser complicada si se toman las medidas adecuadas, como las siguientes:
Realiza un diagnóstico inicial: Evalúa el estado actual de tu sistema de facturación y determina si cumple con los requisitos establecidos por VERIFACTU, y, si no es así, identifica las áreas que necesitan ser actualizadas.
Contacta con expertos en sistemas de facturación: Contar con asesoramiento especializado es clave para garantizar el cumplimiento de la normativa y en TeGestionamos ofrecemos soluciones personalizadas para adaptar tu sistema de facturación de manera eficiente y sin complicaciones.
Invierte en formación: El éxito de cualquier cambio tecnológico depende de la preparación del equipo humano, y, de hecho, capacitar a tu personal en el uso del nuevo sistema garantizará una implementación fluida.
Planifica la transición: Define un cronograma que te permita implementar los cambios necesarios sin afectar tus operaciones diarias, pero, es recomendable iniciar el proceso cuanto antes para evitar contratiempos de última hora.
¿Qué pasa si no adaptas tu sistema a VERIFACTU?
El incumplimiento de la normativa puede tener consecuencias graves, incluyendo:
- Sanciones económicas: Las multas pueden ser significativas, dependiendo de la gravedad del incumplimiento.
- Riesgos legales: La falta de adaptación puede resultar en problemas legales con la Administración Tributaria.
- Pérdida de credibilidad: No cumplir con las regulaciones puede afectar la imagen de tu empresa frente a clientes y socios comerciales.
Por lo tanto, no dejes que la falta de preparación afecte a tu negocio, pues en TeGestionamos, estamos listos para ayudarte a enfrentar este cambio con confianza. Contáctanos hoy mismo y asegura que tu empresa esté preparada para el futuro de la facturación.
Acerca del autor
Stephany Alexandra Sánchez
Licenciada en Contaduría Pública, egresada de la Universidad de Oriente en Venezuela y colegiada bajo el C.P.C. 173.141. Cuenta con 4 años de experiencia en el Bufete de Abogados y Contadores Públicos "Sánchez y Asociados", donde se especializa en gestiones administrativas, contables y legales para personas naturales y jurídicas a nivel internacional. Además, posee más de 6 años de experiencia en la redacción web, abordando temáticas fiscales, administrativas, legales y contables para diversos blogs en línea.
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