Obligaciones del emisor y receptor de la factura electrónica
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Aunque la emisión de facturas electrónicas es obligatoria para las empresas que trabajan con el sector público desde el año 2015, cada vez más entidades privadas han optado por usarla debido a su rapidez y facilidad.
Sin embargo, no basta con hacer una factura electrónica, sino que tanto el emisor como el receptor de la factura electrónica tienen una serie de obligaciones a su cargo que deben cumplir para asegurarse de que estas producen los efectos deseados. Aquí, explicaremos de manera breve cuáles son estas obligaciones que conlleva la emisión y recepción de la factura electrónica.
Obligaciones para el Emisor de Factura Electrónica
El emisor de la factura electrónica es el encargado de generar y enviar la factura, pero, debe tener cuidado de ciertos aspectos para que cumpla con los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria en España.
1. Crear la factura en una aplicación informática cumpliendo con los requisitos mínimos
La primera obligación de emisor es hacer la factura electrónica a través de la aplicación informática que cumple con requisitos mínimos establecidos por la normativa española. Esto significa que la factura debe de incluir todos los elementos esenciales exigidos por la ley, a saber:
- Datos que identifiquen al emisor y receptor;
- Descripción de los bienes o servicios por el que se emite la factura;
- Fecha de emisión;
- Número de factura;
- Tipo e IVA e base imponible.
Es importante tener en cuenta que el formato más común en España es Facturae, que se usa sobre todo para facturar a la administración pública. Este formato permite la interoperabilidad y garantiza que las facturas electrónicas cumplan con estándares técnicos establecidos por la ley española.
2. Asegurarse de la legibilidad en el formato original
Una vez emitida la factura electrónica, el emisor del documento es responsable de garantizar que la factura sea segura en su formato original. Esto significa que el documento se debe poder revisar en cualquier momento sin que se pierda su formato e información, sin importar el software o el sistema utilizado para ver el documento. De hecho, esto es especialmente importante para los procesos de auditoría o inspección tributaria.
3. Garantizar el acceso a las facturas emitidas
Otra de las responsabilidades clave del emisor es facilitar el acceso a las facturas emitidas, tanto para su visualización como para ser buscadas de manera selectiva, para copiarlas, descargarlas o imprimirlas. Es decir, el emisor debe asegurarse de que las facturas estén organizadas y puedan ser consultadas por los interesados de forma rápida y sencilla.
Este acceso no solo debe estar disponible para el emisor mismo, sino también para el receptor de la factura en caso de que este necesite realizar alguna gestión o revisión.
4. Conservar los datos de la factura, no el documento en sí
Una de las principales innovaciones introducidas por la facturación electrónica es que el documento en su formato original ya no es el objeto a cuidar. En cambio, la ley dice que los datos que componen la factura deben ser almacenados en una base de datos segura. Estos datos se deben almacenar y deben poder ser consultados y legibles durante el tiempo estipulado por la ley, que en España es de al menos seis años.
5. Contabilizar la factura
El emisor también debe realizar incluir la factura en la contabilidad de acuerdo a las normativas fiscales existentes en España. Esto puede resumirse en incluirla en los libros de contabilidad principales de la empresa en el período relacionado. La razón de ello, es que esto es vital para la declaración del IVA, el cual se debe calcular y pagar en el periodo correspondiente para evitar sanciones
Por otro lado, el Suministro Inmediato de Información (SII), el cual es un sistema instaurado por la Agencia Tributaria, requiere que las empresas envíen los datos de las facturas emitidas y recibidas en un plazo de cuatro días hábiles.
6. Garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas
Para ello, la normativa permite utilizar controles de gestión que aseguren que exista una conexión clara entre la factura y la entrega de bienes o la prestación de servicios asociados. Estos controles de gestión son procedimientos internos que permiten crear una pista de auditoría fiable, es decir, un rastro que vincule cada factura con la operación comercial que la originó.
Sin embargo, es importante que estos controles puedan ser auditados y demuestren que no ha habido alteraciones en las facturas ni en los datos que contienen.
7. Autenticidad de la factura
Aunque la normativa ya no obliga al uso de una firma digital certificada como método único para garantizar la autenticidad de la factura electrónica, esta sigue siendo un método reconocido y recomendado por la Agencia Tributaria. Esto es debido a que la firma electrónica avanzada sigue siendo una garantía para confirmar el origen de la factura y asegurar que los datos no han sido manipulados.
A pesar de ello, además de la firma digital, la normativa permite tres vías diferentes para certificar la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas:
- Firma electrónica avanzada: Esta debe ser creada mediante un dispositivo seguro y basada en un certificado reconocido, y esto asegura que la factura ha sido emitida por el emisor legítimo y que su contenido no ha sido alterado.
- Sistema de intercambio electrónico de datos (EDI): este sistema se utiliza sobre todo en transacciones entre empresas que mantienen acuerdos comerciales previos, y permite garantizar la autenticidad del origen y la integridad de los datos intercambiados entre ambas partes.
- Otros medios autorizados por la Agencia Tributaria: las empresas pueden proponer otros sistemas de control de la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas, siempre que hayan sido aprobados por la Agencia Tributaria.
Obligaciones del Receptor de la Factura Electrónica
El receptor de la factura electrónica también tiene una serie de obligaciones que debe cumplir para asegurar que la factura recibida es válida y que cumple con la normativa vigente, los cuales son:
1. Recepción y verificación
El receptor está obligado a aceptar la factura en formato electrónico, siempre que haya sido acordado previamente con el emisor. Luego, debe verificar que cumple con todos los requisitos legales. Esto implica comprobar la validez y legibilidad de la firma electrónica, asegurarse de que el contenido de la factura es íntegro y que no ha sido modificado durante el envío.
Además, el receptor debe verificar que todos los datos fiscales y comerciales son correctos, y que la factura refleja fielmente la operación realizada. Pero, si se detecta algún error, es responsabilidad del receptor comunicarlo al emisor y solicitar una rectificación.
2. Conservación de la factura
Al igual que el emisor, el receptor de la factura electrónica está obligado a conservar el documento en formato electrónico durante un periodo mínimo de 6 años. Esto es fundamental para garantizar que, en caso de inspección o auditoría, la factura esté disponible en su formato original y pueda ser consultada por las autoridades.
3. Contabilización y declaración del IVA
El receptor de la factura electrónica está obligado a contabilizar la factura recibida dentro del ejercicio fiscal correspondiente, y a declarar el IVA de acuerdo con las normativas tributarias vigentes en España.
¿Tienes dudas sobre tus obligaciones en la facturación electrónica? ¡Contáctanos!
Tanto si eres emisor como receptor de la factura electrónica, es crucial que cumplas con las obligaciones legales aquí descritas. Pero, ¡Estamos para ayudarte!, pues en TeGestionamos, somos especialistas en facturación electrónica y podemos asesorarte en todos los aspectos relacionados con la emisión, recepción y conservación de facturas electrónicas.
Acerca del autor
Stephany Alexandra Sánchez
Licenciada en Contaduría Pública, egresada de la Universidad de Oriente en Venezuela y colegiada bajo el C.P.C. 173.141. Cuenta con 4 años de experiencia en el Bufete de Abogados y Contadores Públicos "Sánchez y Asociados", donde se especializa en gestiones administrativas, contables y legales para personas naturales y jurídicas a nivel internacional. Además, posee más de 6 años de experiencia en la redacción web, abordando temáticas fiscales, administrativas, legales y contables para diversos blogs en línea.
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