Preguntas frecuentes de autónomos sobre la factura electrónica obligatoria
Contenidos
Con la evolución de la normativa española y la digitalización de los procesos fiscales, la factura electrónica obligatoria ha dejado de ser una opción y se ha convertido en una obligación para muchos autónomos. Si bien, ya hayas cubierto en otros posts el concepto, formato y ventajas de la factura electrónica, es común que sigan surgiendo preguntas prácticas sobre su implementación.
Por ello, en este artículo, responderemos a algunas de las dudas más frecuentes que tienen los autónomos sobre la factura electrónica, según la normativa vigente en España. Además, si necesitas más información, en Tegestionamos estamos aquí para asesorarte en todo lo relacionado con el sistema de facturación electrónica.
1. ¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica para autónomos?
En España, la factura electrónica obligatoria depende del tipo de cliente con el que trates. De hecho, desde 2015, es obligatoria para cualquier empresa o autónomo que facture a la administración pública, tanto a nivel nacional, como autonómico o local.
Sin embargo, con la futura Ley Crea y Crece, se espera que la emisión de facturas electrónicas sea obligatoria también para las transacciones entre autónomos y empresas privadas en un corto plazo, independientemente del importe.
Si bien aún no es un requisito universal para todas las transacciones entre particulares, es recomendable comenzar a implementarla, ya que es probable que en los próximos años la obligación se amplíe a todos los sectores.
2. ¿Qué necesito para emitir una factura electrónica?
Para emitir una factura electrónica como autónomo en España, necesitas contar con:
- Un certificado digital o firma electrónica que te permita firmar las facturas y garantizar su autenticidad.
- Un software de factura electrónica que cumpla con los requisitos legales establecidos por la Agencia Tributaria. Existen muchas soluciones en el mercado, desde programas especializados hasta plataformas online que te permiten emitir y recibir facturas electrónicas de manera sencilla.
- Conexión a internet para poder enviar y recibir las facturas de forma telemática.
Si te preguntas qué opción de software de factura electrónica elegir, en TeGestionamos podemos recomendarte las mejores alternativas adaptadas a las necesidades de tu negocio, facilitando el proceso de adaptación a la factura electrónica obligatoria.
3. ¿Es necesario un formato específico para la factura electrónica obligatoria?
Sí, el formato obligatorio en España para facturas electrónicas que se emiten a la administración pública es el Facturae, que está basado en el estándar XML. Sin embargo, en transacciones entre autónomos y empresas privadas, por ahora se pueden utilizar otros formatos siempre que cumplan con los requisitos de validez fiscal (PDF firmado digitalmente, por ejemplo, así como otros formatos).
4. ¿Cómo firmar una factura electrónica obligatoria?
Firmar una factura electrónica es uno de los pasos más importantes, ya que garantiza la autenticidad del documento. Para firmar electrónicamente una factura, necesitarás disponer de un certificado digital. Este certificado lo puedes obtener a través de organismos como la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) o entidades certificadoras reconocidas.
La mayoría de los software de facturación electrónica cuentan con la funcionalidad de firma integrada, por lo que no deberás preocuparte por firmar manualmente cada documento. Además, el programa gestionará este proceso automáticamente, utilizando tu certificado digital para autenticar cada factura emitida.
5. ¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas electrónicas?
Según la normativa fiscal española, tanto las facturas electrónicas como las tradicionales en papel deben conservarse durante un plazo de al menos 6 años. Sin embargo, es recomendable guardarlas durante 10 años, en caso de posibles requerimientos o auditorías.
Es de destacar que, en muchos casos, los programas de facturación electrónica incluyen servicios de almacenamiento en la nube, lo que facilita la gestión de los documentos a largo plazo.
6. ¿Puedo modificar o rectificar una factura electrónica obligatoria?
Sí, al igual que con las facturas en papel, es posible realizar correcciones a una factura electrónica en caso de error. Para ello, se emite una factura rectificativa, que sustituye o corrige la original. En este caso, el proceso para emitir una factura rectificativa dependerá del software de factura electrónica que utilices, pero la mayoría de las plataformas lo permiten sin problema.
Pero, recuerda que la factura rectificativa debe incluir una referencia a la factura original que está corrigiendo, indicando claramente el motivo de la rectificación (por ejemplo, un error en el importe o en la identificación del cliente).
7. ¿Qué pasa si mi cliente no acepta facturas electrónicas?
Si bien no es legalmente obligatorio aceptar facturas electrónicas entre empresas privadas y autónomos, salvo en los casos establecidos por la ley, lo más recomendable es dialogar con el cliente para acordar un formato adecuado.
8. ¿Es más caro emitir facturas electrónicas?
En general, el coste de emitir factura electrónica depende del tipo de solución que utilices. De hecho, existen programas gratuitos que permiten generar y enviar facturas electrónicas en cantidades limitadas, y otros más completos que incluyen almacenamiento y gestión avanzada por un coste mensual o anual.
Aunque pueda parecer un gasto extra al principio, la implementación de un sistema de facturación electrónica suele suponer un ahorro a largo plazo, ya que reduces costes en papel, tinta, almacenamiento y envío de facturas en formato físico. Además, la automatización de procesos minimiza el riesgo de errores humanos y facilita la gestión fiscal.
9. ¿Qué sanciones pueden aplicarse si no emito facturas electrónicas cuando es obligatorio?
Si un autónomo no cumple con la obligación de emitir factura electrónica cuando la ley lo exija, se expone a sanciones que pueden variar según la gravedad de la infracción. Por ejemplo, si no emites facturas electrónicas en transacciones con la administración pública, puedes enfrentarte a multas que oscilan entre el 1% y el 2% del importe total de la factura o facturas incumplidas.
Además, la Agencia Tributaria puede imponer sanciones adicionales si considera que la falta de emisión de facturas electrónicas ha afectado a la correcta recaudación de impuestos. Por lo tanto, y para evitar cualquier problema legal, te recomendamos adaptar tu sistema de facturación cuanto antes.
La implementación de la factura electrónica puede parecer un reto al principio, pero es una medida que simplificará y modernizará tus procesos como autónomo. Sin embargo, si tienes más dudas o necesitas asesoramiento especializado, no dudes en contactarnos, pues en TeGestionamos, somos expertos en factura electrónica y podemos ayudarte a implementar el sistema adecuado para tu negocio.
Acerca del autor
Stephany Alexandra Sánchez
Licenciada en Contaduría Pública, egresada de la Universidad de Oriente en Venezuela y colegiada bajo el C.P.C. 173.141. Cuenta con 4 años de experiencia en el Bufete de Abogados y Contadores Públicos "Sánchez y Asociados", donde se especializa en gestiones administrativas, contables y legales para personas naturales y jurídicas a nivel internacional. Además, posee más de 6 años de experiencia en la redacción web, abordando temáticas fiscales, administrativas, legales y contables para diversos blogs en línea.
Spanish
Dejar un comentario
¿Quieres unirte a la conversación?Siéntete libre de contribuir